Alles over je portaal, stap voor stap.

Zo lees je deze handleiding

• Een woord als Bestellingen is een knop, tabblad of menu-item op je scherm.
• Genummerde stappen doe je in die volgorde.
• Groene blokken zijn tips. Oranje blokken waarschuwen voor iets wat je niet kunt terugdraaien.
• De schetsen zijn vereenvoudigde voorbeelden. Je echte scherm kan er iets anders uitzien, maar de knoppen heten hetzelfde. In de voorbeelden gebruiken we de webshop Phoenix Shop.

Wat je in het portaal kunt doen

Inloggen

1. Open je internetbrowser (bijvoorbeeld Chrome, Edge of Safari).
2. Typ in de adresbalk: tijdvrij-fulfilment.picqer.com/fulfilmentportal
3. Vul je Gebruikersnaam in. Voor Phoenix Shop is dat bijvoorbeeld RisingPheonix.
4. Vul je Wachtwoord in.
5. Klik op Inloggen. Je komt nu op het dashboard.

Wachtwoord, taal of e-mailmeldingen wijzigen

1. Klik rechtsboven op je naam.
2. Kies wat je wilt aanpassen: je gebruikersnaam of wachtwoord, de taal van het portaal, of je notificaties (welke e-mails je krijgt, bijvoorbeeld als we je noemen in een opmerking).
3. Klik op Opslaan.

Wachtwoord vergeten?

Stuur ons een WhatsApp of mail. Wij zetten een nieuw wachtwoord voor je klaar; daarna kun je het zelf wijzigen via je naam rechtsboven.

Wat zie je op het dashboard?

• De belangrijkste cijfers, zoals je openstaande bestellingen.
• Gepauzeerde bestellingen: bestellingen die stilstaan en misschien jouw actie nodig hebben.
• Inkoopadvies: verschijnt als je volgens Picqer moet bijbestellen (zie inkoopadvies).
• Soms een bericht van Tijdvrij, bijvoorbeeld over feestdagen of gewijzigde tijden.

Via het menu links ga je naar elk onderdeel. Met Dashboard kom je altijd terug op de startpagina.

Een bestelling opzoeken en bekijken

1. Klik in het menu op Bestellingen.
2. Typ in de zoekbalk een bestelnummer, de naam van de klant of je eigen referentie.
3. Klik op de bestelling om de details te openen.
4. Onderaan zie je de picklijst(en) en zending(en). Bij een zending staat de track & trace-code die je naar je klant kunt sturen.

Een nieuwe bestelling maken

Handig voor een bestelling die niet via je webshop binnenkomt, zoals een zakelijke klant, een influencer of een vervangend product.

1. Ga naar Bestellingen en klik op Nieuwe bestelling.
2. Vul de klantgegevens en het afleveradres in, of kies een adres uit je adresboek.
3. Voeg de producten toe: met de hand (zoek het product en vul het aantal in), of klik op Importeer producten vanuit Excel en plak je lijst met productcodes en aantallen.
4. Controleer alles en sla de bestelling op. Wij gaan ermee aan de slag.

Een bestelling dupliceren

Stuur je vaak dezelfde bestelling, bijvoorbeeld aan een vaste klant? Kopieer dan een oude.

1. Open de bestelling die je wilt kopiëren.
2. Klik op Dupliceren.
3. Pas aan wat anders moet (adres, aantallen) en sla op.

Je adresboek beheren

In je adresboek bewaar je adressen die je vaker gebruikt. Bij een nieuwe bestelling kies je ze met één klik. Het adresboek is alleen van jou en verandert niets aan bestaande bestellingen.

Een bestelling pauzeren en hervatten

Pauzeren zet een bestelling stil. Wij pakken hem niet in tot jij hem hervat. Handig als je twijfelt aan het adres of als de klant nog iets wil wijzigen.

1. Open de bestelling.
2. Klik op Pauzeren.
3. Klaar om te verzenden? Open de bestelling en klik op Hervatten.

Het afleveradres of de contactgegevens wijzigen

1. Open de bestelling.
2. Klik bij het afleveradres of de contactgegevens op wijzigen.
3. Pas de gegevens aan en sla op.

Producten toevoegen aan een bestelling

1. Open de bestelling.
2. Klik op Producten toevoegen.
3. Kies het product en het aantal, en sla op.

Dit kan zolang wij nog niet met de bestelling bezig zijn, of als hij gepauzeerd is. Is de knop grijs? Dan zijn we al aan het verzamelen. Stuur ons snel een bericht, dan voegen wij het toe.

Een bestelling of product annuleren

Je kunt een hele bestelling of losse producten annuleren, zolang wij nog niet met de picklijst zijn begonnen.

1. Open de bestelling.
2. Kies Annuleren voor de hele bestelling, of annuleer alleen het product dat niet meer hoeft.
3. Bevestig.

Wanneer kan ik nog iets wijzigen?

Een picklijst is onaangeraakt zolang niemand van ons ermee bezig is. Zodra een collega hem oppakt, er iets van verzamelt of hem in een verzamelronde zet, is hij dat niet meer.

Deellevering: alvast versturen wat op voorraad is

Is een deel van een bestelling op voorraad en de rest nog niet? Als wij dit voor jou hebben aangezet, laat je het beschikbare deel alvast versturen.

1. Open de bestelling.
2. Klik op Picklijst aanmaken voor het deel dat op voorraad is.
3. Wij versturen dat deel. De rest blijft als backorder staan en gaat mee zodra de voorraad binnen is.

Backorders

Een backorder is een product dat een klant heeft besteld, maar dat nog niet op voorraad is. Bij Backorders in het menu zie je welke producten het zijn en hoeveel stuks er wachten. Zodra nieuwe voorraad binnen is, versturen wij deze bestellingen automatisch.

Een levering aanmelden

1. Klik in het menu op Inkopen.
2. Klik op Nieuwe inkoopbestelling.
3. Kies of vul de leverancier in.
4. Voeg per product het aantal toe dat je opstuurt.
5. Vul de verwachte leverdatum in als je die weet.
6. Klik op Opslaan. De levering staat nu bij ons als verwacht.
7. Klik op de knop Exporteren en download de inkoopbestelling als PDF.
8. Print de PDF en plak hem op de dozen (of laat je leverancier dat doen).

Een aangemelde levering wijzigen, annuleren of sluiten

Zolang wij nog niets van de levering hebben ontvangen, kun je hem aanpassen.

1. Ga naar Inkopen en open de inkoopbestelling.
2. Wijzig de producten of aantallen, of kies Annuleren als de levering niet meer komt.
3. Is de levering deels binnen en komt de rest niet meer? Kies dan Sluiten.

De status van een levering volgen

Open de inkoopbestelling om te zien hoeveel stuks we al hebben ontvangen. Zodra we de levering hebben geteld en ingeboekt, staat de voorraad direct bij je producten en gaan openstaande backorders automatisch de deur uit.

Inkoopadvies: wat moet ik bijbestellen?

Picqer rekent voor je uit wat je moet inkopen. Het advies zie je op het dashboard en bij Inkopen. Klik op Inkoopadvies berekenen voor een vers advies. Per product kies je een inkoopstrategie:

Een minimale bestelhoeveelheid van je leverancier is de ondergrens. Levert je leverancier per doos (bijvoorbeeld per 6), dan wordt het advies naar boven afgerond.

Inkoopstrategie instellen

1. Ga naar Producten en open het product, of open het vanuit het inkoopadvies.
2. Klik op Bewerk strategie.
3. Kies de strategie en vul eventueel het bestelniveau en het aanvulniveau in.
4. Klik op Opslaan.

Je voorraad bekijken

1. Klik in het menu op Producten.
2. Zoek een product op naam, productcode (SKU) of barcode.
3. Klik op het product. Je ziet de voorraad (hoeveel stuks er liggen en hoeveel vrij verkoopbaar zijn), de voorraadwaarde en de voorraadgeschiedenis met elke wijziging, datum en reden.

Houden we voor een product een lotnummer of houdbaarheidsdatum bij? Dan zie je ook Voorraad per lot, en op je picklijsten welk lot er is verstuurd.

Klopt je voorraad niet?

Kijk eerst in de voorraadgeschiedenis van het product wat er is gebeurd. Kom je er niet uit, maak dan een ticket aan. Wij zoeken het voor je uit.

Een voorraadoverzicht exporteren

Wil je je hele voorraad in Excel? Maak een voorraadexport vanuit Producten. Je krijgt een bestand met al je producten en aantallen.

Een nieuw product toevoegen

Dit kan als wij productbeheer voor je hebben aangezet. Zie je de knop niet? Vraag het ons, of stuur ons de productgegevens.

1. Ga naar Producten en klik op Nieuw product.
2. Vul minimaal in: de productcode (SKU), precies gelijk aan je webshop; de naam; de barcode (EAN) die op het product staat.
3. Vul ook het gewicht en de afmetingen in. Daarmee kiezen we de juiste verzendmethode en doos.
4. Verstuur je buiten de EU? Vul de douane-informatie in (HS-code en land van herkomst).
5. Klik op Opslaan.

Een product bewerken

1. Open het product en klik op Bewerken.
2. Pas aan wat nodig is: naam, barcode, gewicht, afmetingen, prijs, douane-informatie, producttype of inkoopstrategie.
3. Klik op Opslaan.

Een product activeren, deactiveren of verwijderen

• Deactiveren: je verkoopt het niet meer, maar bewaart de geschiedenis.
• Activeren: een gedeactiveerd product weer actief maken.
• Verwijderen: alleen voor een product dat per ongeluk is aangemaakt en nooit voorraad of bestellingen had.

Een retour bekijken

1. Klik in het menu op Retouren.
2. Open een retour. Je ziet de producten, de reden (als de klant die gaf) en de status.
3. Hebben wij de retour afgehandeld, dan staat hij onder het tabblad Verwerkt.

Een retour markeren als afgerond

Heb jij alles geregeld, bijvoorbeeld de terugbetaling aan je klant? Open de retour en klik op Markeer als afgerond.

De status van je koppeling controleren

1. Klik in het menu op Webshops.
2. Bij elke webshop zie je de verbindingsstatus. Staat er een fout? Laat het ons weten.
3. Klik op een webshop om de instellingen en de laatst ontvangen bestellingen te zien.

Een nieuwe webshop verbinden

1. Ga naar Webshops en klik op Nieuwe webshop verbinden.
2. Kies je platform (bijvoorbeeld Shopify, WooCommerce of bol) en volg de stappen op het scherm.
3. Wij krijgen een melding, stellen de koppeling in en zetten hem aan.

Handmatig synchroniseren

Als wij dit voor je webshop hebben aangezet, synchroniseer je zelf via de knop Acties:

• Nieuwe producten importeren: haalt nieuwe producten uit je webshop op.
• Nieuwe bestellingen importeren: haalt bestellingen op die nog niet binnen zijn.
• Voorraadstand naar webshop sturen: zet de voorraad uit het portaal direct in je webshop.

Een ticket aanmaken

1. Zoek het ordernummer op waar je vraag over gaat. Je vindt het bovenaan de bestelling bij Bestellingen (bijvoorbeeld O2026-1042). Gaat je vraag over een levering? Gebruik dan het inkoopnummer (begint met PO).
2. Klik in het menu op Ticketsysteem.
3. Maak een nieuw ticket aan.
4. Vul bij referentie het ordernummer in.
5. Beschrijf je vraag zo concreet mogelijk: wat is er aan de hand en wat wil je dat wij doen?
6. Verstuur het ticket. Je ziet ons antwoord terug bij het ticket.

Een opmerking plaatsen (voor instructies)

1. Open de bestelling, het product, de retour of de inkoopbestelling waar je vraag over gaat.
2. Typ je bericht in het vak voor opmerkingen en plaats het.

Voorbeelden: “Graag een cadeaukaartje erbij, het is een verjaardag.” · “Voorzichtig verpakken, breekbaar.” · “Deze levering komt in 2 delen.”

Iemand taggen met een @mention

Typ @ gevolgd door een naam om iemand direct te taggen. Taggen wij jou, dan krijg je een e-mail (als je een e-mailadres hebt ingesteld bij je account).

Al je opmerkingen terugvinden

Klik in het menu op Opmerkingen. Ongelezen opmerkingen hebben een blauwe achtergrond. Die verdwijnt als je de pagina bekijkt of op Markeer als gelezen klikt.

Welke rapporten zijn er?

• Fulfilmentactiviteit: hoeveel bestellingen, zendingen en retouren we voor je verwerkten.
• Voorraad op een datum in het verleden: handig voor je boekhouding of jaarafsluiting.
• Best verkopende producten: waar zit je omzet?
• Nooit verkochte producten: wat ligt stil en kost alleen opslag?
• Meest geretourneerde producten: waar gaat iets mis met kwaliteit of omschrijving?

Een rapport exporteren

1. Klik in het menu op Rapporten en open het rapport.
2. Kies indien nodig de periode of datum.
3. Klik op exporteren naar Excel. Het bestand wordt gedownload.

Bestellingen en verzending

• Cut-off 23:59: wat voor 23:59 binnenkomt, verwerken we dezelfde dag.
• Automatisch: bestellingen uit je gekoppelde webshops en bol komen vanzelf binnen.
• Verzenden via bol (VVB): voor bol-bestellingen gebruiken we het label van bol. Wij zijn drop-off locatie voor Ampère en DHL, zodat alle zendingen onder één dak worden overgedragen.
• Track & trace: zodra het pakket weg is, staat de code bij de zending in de bestelling.

Voorraad aanleveren

1. Meld elke levering vooraf aan bij Inkopen.
2. Zorg dat elk product een barcode heeft, gelijk aan de barcode in het portaal.
3. Plak de inkoopbestelling-PDF (via Exporteren) op de dozen, zodat het PO-nummer en je bedrijfsnaam zichtbaar zijn.
4. Lever bij voorkeur per product gesorteerde dozen aan. Dat telt sneller en voorkomt fouten.
5. Wij tellen en boeken in. Binnen 24 uur na ontvangst is de voorraad verkoopbaar.

Retouren

Retouren komen bij ons binnen. Wij ontvangen, beoordelen en verwerken ze, en zetten goedgekeurde producten weer op voorraad. Je ziet elke retour in het portaal bij Retouren.

Communicatie

• Vraag over een bestelling, product of levering: maak een ticket aan via Ticketsysteem, met het ordernummer als referentie. Zie Een ticket aanmaken.
• Spoed of een algemene vraag die niet over een bestelling gaat: stuur ons een WhatsApp of mail. We reageren meestal binnen een uur.
• Instellingen wijzigen (verzendmethodes, verpakking, productbeheer of deellevering aanzetten): vraag het ons, wij passen het aan.